系主任的评估程序和学校院长()()(提案 7-16)(提案 3-17)
参议院程序 506.1.1
我。简介这是对系主任和学校进行评估的通用程序 院长们。院长向教务长报告，系主任向教务长报告。 学院院长。本文档中使用以下术语。
系主任/院长和学院院长/教务长：系主任与学院院长、学院院长与 教务长
学术单位或只是单位：部门或学校
审核委员会：单位审查委员会
二。审核频率系主任/院长的任期为三年。再次任命 审查将在每次任期的第三年进行，并将 在秋季学期的前七周内启动。评估过程 也可以由学院院长/教务长或整个单位选区发起 （通过简单多数投票）可以提前任何时间，但每个日历不得超过一次 年。第一年只有三分之二的教师可以发起评估 多数票。
在评估过程中的任何时候，系主任/院长都可以决定 不寻求连任。在这种情况下，审查过程结束，所有材料 与评审过程相关的内容将由评审委员会销毁。
三。选区和单位审查委员会单位章程应明确单位选区以及谁有资格参与 评估过程和投票，以及结构和选择 审查其系主任/院长的委员会。单位章程应当 确定是否将对整个单位选区进行调查和投票 全体或单独为教职员工。委员会将不包括目前的 系主任/院长或任何有冲突的教职员工 对现任系主任/院长的审查感兴趣。学院 如果提出任何利益冲突情况，院长/教务长将予以解决 尊重任何个人担任审查委员会成员的资格。
委员会还包括一名来自学院任命的单位以外的成员 院长/教务长。该外部委员会成员仅充当观察员，确保 审查过程的完整性。外部成员还充当联络人的角色 学院院长/教务长。
审查委员会负责遵循参议院程序506.1.1（本程序） 和507.1.1 进行并完成对系主任/院长的评估。 投票程序应遵循单位章程和理事会程序。如果出现以下情况 不一致时，参议院程序的意图优先。
整个大学社区都认可为审查委员会提供服务所付出的努力 需要。重要的是参与该过程的每个人都必须保持警惕 合作精神和专业精神。保密性也很重要 为了保护单位选区，审查过程应得到尊重 委员会和接受审查的个人。对主席或院长的审查很重要 任务，机构的实力和诚信取决于任务的执行 以鼓励整个大学持续改进的方式。
与此程序的实施或解释相关的任何问题 通过委员会主席直接联系学院院长/教务长。
四。审核流程启动学院院长/教务长将要求系主任/院长建立 根据单位章程的委员会；该委员会应在两年内成立 院长/教务长要求后的几周。学院院长/教务长将任命一名成员 从单位外部调入委员会任职。学院院长/教务长还将 要求系主任/院长写她/他的自我评价报告（第 五、系主任/院长自我评价）并提供给学院院长/教务长 两周内。
V。系主任/院长自我评价系主任/院长应准备一份评估他/她的书面文件 评估期间的绩效。该文件应包括但不必包括 仅限于：
- 解决他/她预约时提出的每项指控
- 审核期间单位目标的实现情况
- 预算及其管理
- 学术项目的发展和质量
- 单位未来的需求和方向
- 系主任/院长认为在单位内有争议的任何问题 以及他/她为解决争议所做的努力
鼓励系主任/院长提供比较定量 本报告中的相关数据。
六。单位审查委员会第一次会议学院院长/教务长应召开委员会第一次会议并审查 其职责、运作程序以及应遵守的最后期限。 附录中提供了审查委员会活动的建议时间表 A. 学院院长/教务长将向审查委员会提供以下文件。
- 经过编辑的任命书副本，描述了该部门的职责 主席/院长
- 系主任/院长自我评价报告电子版
- 之前的评估结果（如果系主任/院长正在寻求） 另一个术语
- 大学所有单位通用的一组调查问题
审查委员会应决定是否需要额外材料（例如，比较 来自机构分析的数据）并寻求获取此类材料。
审查委员会应选举其主席，建立其结构并通知 学院院长/教务长和该结构的整个单位选区；以及 审查委员会的目的和成员。
系主任/院长将提供她/他的自我评价以供审核 委员会。该自我评估将以电子形式由评审转发 委员会全体选区。
分发本报告后将召开单位选区会议。 这次会议的目的是让系主任/院长做出回应 提出问题并提供有关报告的说明。
七。测量仪器调查工具将具有以下组件。
- 学院院长/教务长在电子文件中提供的一组问题
- 评审委员会选择的一组问题
调查工具应解决（但不限于）以下问题，以便 协助院长/教务长回答学院要求的具体问题 参议院
- 对内部学术项目的质量和发展进行指导和管理 单位
- 单位内研究活动的指导和支持
- 单位内健全的财务管理实践
- 单位内人员的管理和指导，包括专业成长 和保留
- 单位内目标的定义以及单位在实现这些目标方面的进展 目标
各个单位过去使用过的其他调查问题可以 有用的指南，可以在这里找到：/senate/evaluations/forms/
如果单位章程要求将调查结果和行为制成表格 为单位选区的教职员工单独进行的投票， 那么就需要两台仪器。这两种仪器可能有所不同，具体取决于 教职员工的单独决定（VIII.单位选区的意见）。
c。系主任/院长可以提出最多两个问题，如果他/她 所以选择
d。插入免费书面评论框。一个作为本次评估的一部分提出的匿名评论将逐字分享给 审查委员会成员负责通过收集资料协助评价过程 并总结反馈。这些评论也将逐字分享给院长， 教务长和校长。
八。单位选区输入系主任/院长的自我评估报告，经过编辑的信件 预约描述费用，并且应提供调查工具 以电子方式发送给整个单位选区。随后应召开会议 单位选区没有系主任/院长在场的情况。在 还可以显示过去的评估结果。会议目的 是讨论、更改和批准调查工具。
如果单位章程要求，调查结果和选票应分开制表 对于教职员工，则该单位选区的教职员工将分别举行会议 讨论他们各自的调查工具。
在任何情况下，调查结果（包括评论）都必须保密 请谨记在心，并且仅由在此程序中授权的人员查看和讨论。
九。进行调查参议院程序 507.1.1 涉及调查的进行。参议院程序 507.1.1 规定了调查的进行。这是主席和主席的责任 审查委员会的外部成员负责维护这些文件的安全，以及 它们包含的信息。
X。调查报告审核委员会将准备一份调查报告，其中包括：
- 调查结果制成表格
- 调查评论汇总
- 评估期间主要成就的总结陈述 系主任/院长需要改进的领域。
十一。系主任/院长的回应评审委员会将调查报告交给系主任/院长， 除了包含书面评论的部分仅用于 他们的直接主管（第十节调查报告）。审查委员会将 向系主任/院长提供之前对报告做出回应的选择 它被提交给单位选区。系主任/院长有五名 个工作日内对审查委员会的报告作出书面答复。
调查报告将根据系主任/院长的回应进行补充 （如果提供答复；这两份文件以及主席/院长的自我评估 报告从现在开始称为“单位评估报告”。
如果学院院长/教务长通知审查委员会，系主任/学校 院长决定不再寻求连任，那么所有审查材料将被销毁 由审查委员会。学院院长/教务长将解散审查委员会。 学院院长/教务长将向单位选区通报系主任/学校的信息 院长在解散审查委员会时的决定。
十二。提交单位评估报告审查委员会将安排一次闭门会议，会上他们将分发 单位评价报告。单位评估报告复印件不得携带外出 会议室。所有传阅的单位评估报告副本将 会议结束后销毁。会议的目的是介绍单位 评估报告，不供系主任/学校额外讨论 院长的表现。
在审核期间，审核委员会将确保该单元的两份副本 单位选区可在两个安全地点查看评估报告 无法进行复制的网站，因为未经授权的复制会损害完整性 的过程。其中一个地点将位于学院院长/教务长的办公室。 另一个地点将位于该单元内。
十三。投票最终选票将投向单位章程中指定的选区；参议院 行政助理（SAA），应审查委员会主席的要求， 通过中概述的程序进行实际的在线投票过程 507.1.1.
（系主任/院长姓名）应重新任命并继续担任系 该单位的主席/院长。是 _____________________ 否 ___________________ 弃权_________________
SAA 将返回投票结果（两组选票教师和 工作人员分别投票），提交给审查委员会主席和外部成员。 审查委员会主席将通知 SAA 收到审查结果 投票并要求SAA删除参议院办公室的所有投票结果。的 将通知系主任/院长（第一）和单位选区（第二） 审查委员会的投票结果。
十四。给学院院长/教务长的单元评估报告包含单位评估报告和投票结果副本的文件 将转发给学院院长/教务长。学院收到该文件后 院长/教务长，将通知审查委员会销毁任何剩余的副本 单位评估报告以及与审核过程相关的任何其他材料。
审查委员会将向参议院主席和学院院长/教务长写一份备忘录 以及评估程序变更的建议（如果有）以支持 持续改进流程。
十五。学院院长/教务长的最终报告学院院长/教务长必须准备一份书面的最终评估报告 系主任/院长，包括但不限于以下领域：
- 对内部学术项目的质量和发展进行指导和管理 单位。
- 单位内研究活动的指导和支持
- 单位内健全的财务管理实践
- 单位内人员的管理和指导
- 部门内目标的定义以及单位在实现这些目标方面的进展 目标。
- 在以下情况下允许使用不与单位共享的机密附录： 学院院长/教务长认为有必要正式记录进展、问题或 仅向系主任/院长提出建议。本附录包含在 最终报告并通过行政结构转发给总统。
学院院长/教务长将与系主任/院长会面讨论 评估、投票结果和连任建议的最终报告。
十六。结果的实施学院院长/教务长将转发最终报告和她/他的建议 通过行政结构到大学校长。
如果单位选区是教职员工或职员（或两者的组合，如果单个 投票是针对整个单位选区进行的），以三分之二多数票 反对重新任命系主任/院长，行政部门 一般都会尊重单位的决定。
当政府决定重新任命系主任/院长时，情况恰恰相反 教职员工或职员（或两者）的单位选区的多数票 合并，如果对整个单位选区进行了一次投票）， 学院院长/教务长将书面解释该决定的原因 致学术单位的成员。
在与单位的会议上，学院院长/教务长应介绍行政部门的 作出决定并讨论最终报告的内容。系主任/学校 院长将不会出席本次会议。最终评估报告，不 包括由学院院长/教务长提供的机密附录，将与 该单元并构成会议讨论的基础。
十七。评价材料的封闭和储存所有评估材料将保存在学院院长/教务长的办公室，并且 将提交给下届审查委员会（第六节：第一次会议） 单位审查委员会）。所有评估材料，办公室要求的除外 一旦系主任/院长离开，人力资源就会被摧毁 的位置。
XVIII：审核流程的示例时间表下面的时间表仅供参考，并非规定性的。可以减少 同时进行一些活动的审查过程的总时间。推荐 审查委员会制定自己的审查时间表 及时地。评估过程应尽快完成 - 建议的 时间表如下：
第 1 周和第 2 周：学院院长/教务长要求系主任/院长 成立评审委员会并撰写自评报告。 （第四节：审查 流程启动，以及第五部分：系主任/院长的自我评估）
第 3 周：学院院长/教务长任命审查委员会的外部成员， 召开审查委员会第一次会议，确定费用，并提供 审查委员会及所有相关文件。审查委员会选举一名主席， 决定并通知学院院长/教务长和单位选区的审查 委员会的结构、宗旨和成员。 （第六节：该单位第一次会议 审查委员会）
第 4 周：审查委员会为选区制定调查工具。 （节 七．测量仪器）
第 5 周：单位选区批准调查工具。 （第八节 单位 选区投入）
第 6-7 周：审核委员会发送调查工具和电子邮件地址列表 给 SAA，SAA 进行调查并返回结果。 （第九节：行为 调查和参议院程序 507.1.1)
第 8 周：审核委员会撰写调查报告。 （第十节：调查报告）
第 9 周：评审委员会将调查报告发送给系主任/学校 院长并征求她/他的回应。评审委员会编制单位评价 报告。 （第 XI 部分。系主任/院长的回应）
第 10 周：审查委员会召开单位选区会议进行演示 单位评估报告，并建立一个安全站点，供单位选区 可以查看报告。 （第十二节。单位评估报告的呈现）
第 11 周：进行连任投票（第十三节。投票和参议院 程序 507.1.1)
第12周：评审委员会发送单位评审报告和投票结果 给学院院长/教务长。学院院长/教务长通知审查委员会 收到单位评价报告和抽签结果。审查委员会 销毁所有评估相关材料。 （第 XIV 节。单位评估报告 学院院长/教务长）
第 13 周：学院院长/教务长撰写最终报告并与院系会面 主席/院长讨论最终报告和重新任命的建议。 （第十五节。学院院长/教务长的最终报告）
第 14 周：学院院长/教务长召开单位选区会议，讨论 最终报告和行政当局关于重新任命的决定。 （十六、实施 结果）
提案 16-92：参议院修正通过：1993 年 9 月 29 日总统批准：1994 年 2 月 15 日控制委员会批准：1994 年 3 月 18 日
提案 6-11：提交参议院：2010 年 11 月 10 日修订并重新引入：2010 年 11 月 23 日参议院返回委员会：2010 年 12 月 8 日修订并重新提交参议院：2011 年 1 月 19 日在参议院会议上编辑（红色）：2011 年 1 月 19 日编辑更改（以蓝色突出显示）：2011 年 2 月 2 日参议院通过：2011 年 2 月 2 日政府部门修订（绿色）：2011 年 3 月 11 日参议院通过的修正案：2011 年 3 月 23 日
提案 7-16：提交参议院：2015 年 11 月 4 日修订并重新提交参议院：2015 年 11 月 18 日参议院会议修订：2015 年 12 月 9 日参议院会议修订：2016 年 1 月 20 日参议院会议修订：2016 年 2 月 3 日参议院批准：2016 年 2 月 17 日教务长提供的编辑更改（蓝色）：2016 年 4 月 7 日参议院批准编辑修改：2016 年 4 月 20 日经管理部门批准并进行编辑更改：2016 年 4 月 20 日
提案 3-17：提交参议院：2016 年 10 月 19 日参议院批准：2016 年 11 月 2 日已由管理部门批准等待编辑更改（蓝色）：2017 年 1 月 20 日参议院批准的编辑更改：2017 年 2 月 1 日
01/04/2024：经过修订以反映董事会政策 4.10