大学政策办公室

足球比赛结果 2.20.1 大学采购卡程序

有效: 03/05/2025
参议院提案：否
负责大学官员：财务副总裁
责任办公室：金融服务和运营

简介

足球比赛结果采购卡 (PCard) 计划已设计 为授权员工提供一种高效且具有成本效益的方法 代表大学进行日常商业采购。本指南概述了职责， 持卡人、监管者和财务经理的政策和程序，以确保 正确使用、遵守大学政策、有效管理大学 资金。

PCard 是 MTU 授予的特权，必须按照既定规则使用 政策。滥用或不遵守这些政策可能会导致撤销 采购卡和其他纪律处分。本文档概述了 与卡的使用、限制、分配和报告相关的一般政策 促进问责制并保护大学资源。

进程

成为持卡人

负责为其部门和/或采购物资的员工 那些经常因大学事务而与主管一起出差的人 经主任/主席/院长批准，可申请大学采购卡。 

  1. 完成采购卡申请并提交至pcard@mtu.edu用于处理。
  2. 持卡人将被分配参加在线培训和 PCard 测试。
  3. 持卡人必须先完成所需的培训并通过 PCard 测试 the card being ordered.  持卡人应审查并了解所有大学 使用前的政策、程序和指南。

共享 PCard

只有授权持卡人才能使用 PCard。不允许授予权力， 强烈建议不要与其他人共享 Pcard，因为这会增加风险 欺诈。持卡人应对针对其 PC 卡产生的所有费用负责。 因此，持卡人应仔细监控自己的交易并向 PCard 发出警报 如果怀疑有欺诈行为，管理员和银行。

PIN 和芯片技术

大学 PC 卡采用“PIN 码和芯片技术”作为额外的欺诈预防措施 测量。设置并激活您的 PCard 后，您需要设置一个 4 位数字 PIN 码。在店内购买产品时，系统会提示您输入 PIN 码 销售点信息亭，您必须这样做，否则您的交易将被拒绝。

支出限额

默认限额卡的个人交易不得超过 4,999 美元（包括 运输/处理）。 5,000 美元及以上的交易将被拒绝 的销售。默认 Pcard 限额为 5,000 美元。 可以暂时提高支出限额，使用采购卡例外申请表，经主管批准。请注意，例外情况不会改变 银行，直到 PCard 管理员批准该请求。持卡人及 主管将收到一封电子邮件通知，说明请求已完成一次 Pcard 管理员已批准该请求。 

多笔交易

不允许在同一天或连续几天内进行多次收费 向同一商家促成超过 4,999 美元的交易。这种做法， 被称为拆分交易，是被禁止的。对于以下情况可以例外： 持卡人需要为同一会议或费用注册多名与会者 与住宿、航空公司等相关

违禁物品

除了中概述的政策之外商业和财务政策，禁止通过 PCard 购买某些商品。如需限制列表 项目，请参阅列表违禁物品.

旅行费用

大学采购卡是支付商务相关费用的首选方式 旅行费用。持卡人也可以使用该卡支付自己的旅行费用 至于为他人支付旅行费用。当持卡人代为发生费用时 如果是其他人的，则这些信息必须包含在持卡人的 Concur PCard 报告中。 该报告必须清楚地记录商业目的，包括有关谁的详细信息 费用的用途、用途、发生地点和时间以及为什么有必要。

IT 软件和计算机采购

在购买软件或任何 IT 设备（例如计算机、平板电脑和打印机）之前， 等）在 PC 卡上，持卡人必须联系信息技术采购拨打 (906) 487-1111 或发送电子邮件至 it-procurement-l@mtu.edu。如果获得批准，IT 将发出票据号码，并且必须在持卡人的商业目的中注明。

亚马逊企业帐户

PCard 用于通过进行购买MTU 亚马逊企业帐户。没有授权其他卡（个人或其他）。

销售税

每张 PC 卡上均包含 MTU 联邦税务识别号。这是持卡人的 有责任确保不向供应商提供销售税 的副本销售和使用免税状态证书。

  1. 如果供应商不接受 MTU 的免税资格，请联系采购部门 协助部门。
  2. 如果需要缴纳销售税，持卡人应联系供应商以获得税收抵免 评估不正确。
  3. 必须记录持卡人纠正错误销售税费用的尝试 分配时在交易的注释部分。 
  4. 参考采购免销售税有关销售税的进一步指导。

运费

所有 PCard 订单均应运送至 MTU 官方地址或研究地点。任意 本政策的例外情况应得到您所在部门领导的授权，并且 通过作为请求提交给采购部门购物卡例外申请表。持卡人有责任确保收到材料以及任何后续事宜 加大力度解决交付问题、差异、货物损坏、账单 问题和回报。

定期付款

采购卡可用于定期支付物品或服务，前提是物品 根据 Pcard 政策，不禁止购买或服务。 对于高容量 在此类交易中，采购订单 (PO) 可能是更合适的工具。请 如果您认为总价值将超过 10,000 美元，请咨询采购部门 每年。

贸易制裁

 维护一份已实施经济贸易制裁的国家名单。 制裁涉及进出口货物和服务 其做法与美国外交政策和国家安全不符的国家。 在任何情况下都不应向或从某个国家发货或购买 无论资金来源如何，都会出现在制裁名单上。 MTU员工 必须遵守所有出口管制，包括在购买无形商品期间 例如软件。

联邦资助的合同可能会进一步限制某些当事方的购买 被视为无法接收联邦合同、分包合同等。这些人 和/或企业可以在上查看。在任何情况下都不应使用以下方式从这些列出的各方进行购买： 与联邦基金挂钩的采购卡。 

国际交易

PC 卡可用于国际交易，前提是满足所有要求 并符合商业和财务政策和程序中概述的政策。 这包括遵守联邦资助的合同中规定的条款或 补助金。此外，应尽可能优先考虑国内供应商 支持当地企业并确保遵守采购标准。

  1. 银行将自动收取 2% 的国际交易费， 作为单独的 PCard 交易添加。该费用无需收据。  使用 账户代码 E916T-国际交易费（PCard）。
  2. 如果交易在销售点被拒绝，则可能已被 银行认为存在潜在的欺诈行为。请联系美国银行反欺诈部门：(800) 432-1000 寻求帮助。 
  3. MTU 的免税地位不能免除外国销售税或增值税 税（增值税），可能会对国际交易征收。
  4. 根据您的交易价值收取的关税和关税费用（有时超出 25%）可能会对某些国际交易收取费用。这些的所有权 在继续购买之前应与供应商明确费用。

分配和会计

明细收据和商业目的

所有购买都必须有详细的收据和商业目的以支持 费用。

  1. 持卡人有责任获取所有物品的收据、装箱单等 采购卡购买。必须扫描并附上采购卡购买的明细收据 到 Concur 中的相应交易。收据必须是：
    1. 已扫描并附加到 Concur 中的费用交易记录
    2. 详细且清晰
    • 适当的收据通常包括：
        1. 供应商名称
        2. 地址/电话号码/网站
        3. 购买的每件商品的说明
        4. 运费（如果适用）
        5. 总计
        6. 购买日期
        7. 送货地址（如果适用）
        8. 付款方式（PCard 的最后 4 位数字）
  1. 通过电话下订单时，提醒商家，明细收据 发货时需要。
  2. 每笔交易都必须注明商业目的。商业目的领域 位于 Concur 的费用详细信息中。商业目的意味着明确的解释 如何以及为何使用或需要该物品或服务。

Concur 和 Banner 的交易 Feed

所有 PCard 交易都会自动转入持卡人 Concur 可用 邮寄日期后2-3天内费用。所有费用和学分都是必需的 将在 Concur 中处理费用报告。提交费用报告后 并且审批工作流程完成后，费用将与横幅集成。

报告时间表

所有交易，包括有争议的费用和积分，都必须通过 费用报告。

  1. 用品和服务（您的非旅行费用）：同意采购卡报告必须每月提交一次。建议您提交报告的时间约为 每月 23 日，以确保审批和费用整合的时间 月底前的横幅。这要求您的费用报告能够通过 月底前获得必要的批准。不要为每笔卡交易提交报告。

虽然您的费用报告最好在之前完整提交并获得批准 到月底，持卡人最多可以有四十五 (45) 天的时间 当月的第一天分配、提交并获得当月费用的批准 报告。该时间表考虑了持卡人、主管、财务人员的处理 经理、院长/主席/主任，以及任何必要的临时批准。 

为确保遵守 PCard 政策，请在结束前提交您的 PCard 报告 每个月都为审批流程提供足够的时间。

  1. 差旅费和/或商务餐费：同意旅行和/或商务用餐报告必须在结束日期后两周内提交。参见差旅费用报告了解更多信息。

职责分离

 代表不得代表持卡人准备报告并批准同一报告 持卡人的主管。  内部审计和采购卡均要求这样做 管理员认为存在适当的职责分离。 

职责

支出政策

持卡人应遵守概述的大学支出政策 在商业和财务政策。使用采购卡进行的购买必须符合既定政策 并以合乎道德的方式制作。 不同供应商的偏好或预留 或少数族裔/女性拥有的商业企业 (MWBE)——除非联邦要求 for receipt of funds—are not allowed per Michigan law.

  • 1963 年密歇根州宪法  
    第 I 条 § 26 密歇根大学、密歇根州立大学、韦恩州立大学 大学和任何其他公立学院或大学、社区学院或学校 学区不得歧视，或给予优惠待遇，任何基于种族、性别、肤色、民族或民族的个人或团体 起源于公共就业、公共教育或公共承包的运作。 

1-2-3 罢工政策

PCard 是大学授予的一项特权，预计它将 负责任地使用。违反采购卡政策和程序可能会导致 失去这个特权。制定了 1-2-3 罢工政策来处理 PCard 违规行为。 持卡人及其主管将收到所有罢工的通知；然而， 仅在罢工发生之前才可以向持卡人发出警告。罢工 1 将导致卡被暂停 30 天；罢工2，停卡90天；并罢工 3将导致卡被注销，员工将无法申请 一张有效期为 12 个月的新 Pcard。可能导致的政策违规示例 罢工包括：

  • 任何违反 MTU 任何部分的行为商业和财务政策和程序
  • 缺少商业目的或详细收据不正确
  • 未经 PCard 管理员事先批准购买违禁物品
  • 分摊费用以规避单笔交易限制
  • 未能按照报告要求处理交易。
  • 未能在 45 天的期限内完全批准月度报告
  • 内部审计或 Pcard 管理员的审计结果
  • 不当收取销售税，且没有记录的纠正尝试

卡暂停/取消

部门主管或院长/主席/董事可以要求暂停 Pcard 或随时发送电子邮件至 pcard@mtu.edu 取消。如需紧急请求，请致电 请立即联系 Pcard 管理员。

请假、解雇员工或更换职位

持卡人有责任分配和提交所有费用报告 以下事件之前的卡交易：

  1. 请假（30 天或以上）：
    1. 如果有安排，卡将在状态更改前两周暂停
    1.   当持卡人休假时，卡仍处于暂停状态

2。预定员工辞职/退休/终止

    1. 必须在状态更改前两周关闭卡
    1.   所有交易都必须在报告中分配和提交

3。部门转移到不同部门

    1. PCard 管理员将联系持卡人，提供相关说明 以下选项：
        1. 如果新位置不再需要 PCard，则关闭 PCard，或者
        2. 为员工的新部门完成新的 Pcard 申请

如果立即终止合同，员工的直接主管将收集 并立即联系 Pcard 管理员。

报告卡片丢失/被盗

如果 PCard 是丢失或被盗，持卡人有责任通知银行和 Pcard 管理员。 该信用卡将立即被取消，并补发一张信用卡。 如果 PC 卡在校园内被盗，持卡人还必须联系 MTU Public 安全和警察服务。该部门将承担可能产生的任何费用 发生在 Pcard 被取消之前。

美国银行

(888) 449-2273（每天 24 小时；每周 7 天）

PC卡管理员

(906) 487-2510，或 pcard@mtu.edu

MTU 公共安全和警察服务

(906) 487-2216 

 

丢失或无法获取收据

如果您丢失收据或由于某种原因没有收到收据或发票，请联系 供应商获取副本。在极少数情况下您无法获得收据 从供应商那里，您应该完成一个丢失或无法获取收据证明表。  

此表单仅供偶尔使用。如果持卡人使用收据丢失或无法获取的证明频繁形成，可能表明存在不遵守收据要求的模式。 因此，重复使用此表格可能会导致暂时中止或撤销 持卡人的特权。鼓励持卡人保留适当的记录 并及时获取所有交易的收据。

持卡人、主管、财务经理和代表的职责

虽然 PCard 有许多内置控件，但持卡人仍需要执行某些步骤 批准者必须确保负责任地使用大学资金。

  1. 持卡人的责任：
    1. 确保 MTU 的资源按照负责任且符合道德的方式使用 遵守所有大学政策。
    2. 切勿共享 Pcard；只有授权的 PCard 持卡人才能使用该 PCard。
    3. 注意违禁物品。
    4. 切勿将 PCard 用于个人用途。
    5. 卡丢失或被盗后立即报告。
    6. 获取所有购买的原始明细收据。
    7. 通知商家 MTU 免税并提供税号或销售和使用免税证书如果商家要求。
    8. 每月查看 Concur 中的交易。扫描并附上详细、清晰的 在提交批准之前收到每笔交易的收据。确保收到 材料或服务，并解决任何交付问题、差异、损坏的货物， 账单问题或商家退货。
    9. 如果供应商不愿意收取任何有争议的费用，请立即联系美国银行 来纠正。
    10. 可以指派一名代表帮助准备费用报告和/或批准持卡人的 代表。请注意，持卡人最终负责遵守所有政策 和程序。
    11. 通过发送电子邮件至 pcard@mtu.edu 请求更新持卡人记录，包括 法定姓名、地址、电话和电子邮件地址的变更。
    12. 在调动到新部门时的有效调动日期之前，持卡人 可以：
        1. 提交新的采购卡申请，其中包含您的新部门信息，包括批准信息 由您的新部门负责。您的 PCard 信息将被更新，以便持卡人 在新部门使用 PCard。
        2. 向 pcard@mtu.edu 提交电子邮件，请求取消 Pcard。这个选项 适用于在新角色中不再需要采购卡的持卡人。的 转移时应将 PCard 剪碎并销毁。
        3. 无论哪种情况，所有费用交易都必须按费用分配和提交 报告同意。

米。在持卡人与 MTU 的雇佣关系有效终止之前， 持卡人必须通过电子邮件请求取消其采购卡 pcard@mtu.edu。然后应将该卡剪碎并丢弃。持卡人有责任 适用于取消之前的所有购买。所有交易都必须分配 同意并在持卡人出发前提交。任何未结清的收据 未流入 Concur 的交易必须留给主管。

n。如果工作职责发生变化并且不再需要 PCard，请通知 pcard@mtu.edu 取消他们的卡。

2。主管职责：

a。主管负责审查持卡人文件的准确性 所有交易，包括验证：

  • 索引和帐户代码准确。
  • 该交易是大学资金的适当支出。
  • 购买符合大学政策，例如：
        1. 遵守 PCard 政策及其限制（例如化学品、软件等）
        2. 遵守 MTU 政策和程序
        3. 与合同和赠款管理相关的奖励规定保持一致 资金。
  • 附上与采购卡金额相符的详细清晰收据，且不含销售税 被指控。
  • 表明了明确的商业目的，且该收费不属于欺诈/针对个人。
  • 持卡人未曾通过拆分交易来故意规避政策。
  • 是 – 批准报告
  • 否 – 返回评论中注明的其他操作的报告。请注意，审批人 如有必要，可以修改索引和帐户代码。

b。参加持卡人培训，以更好地了解该计划并确保合规。

c。当持卡人从大学终止或转学到其他院系时， 验证持卡人已通知pcard@mtu.edu取消或转让 Pcard。

d。与 PCard 管理员合作完成最终交易分配 对于离职后最后一笔交易到达的员工。 持卡人必须将所有未结清的收据交给主管 这个案例。  

3。财务经理职责：

  1. 验证所有交易的持卡人文件的准确性。
  2. 参加持卡人培训，以更好地了解该计划并确保合规性。
  3. 查看所有交易和收据，验证索引、帐户代码和 该交易是大学资金的适当支出，并符合 大学政策。
      1. 是 – 批准报告；报告工作流程继续
      2. 否 – 返回评论中注明的其他操作的报告。请注意，审批人 如有必要，可以修改索引和帐户代码。

4。代表职责：

  1. 代表可以准备、提交请求、查看收据、接收电子邮件以及 可以代表持卡人批准，待持卡人授予访问权限。
  2. 请注意，持卡人最终负责遵守所有政策和 程序。
  3. 如果代表被授予审批权限，他们必须遵守所有主管和财务 经理的职责。

审核

MTU 审核

内部审计部、赞助计划办公室和/或 PCard 管理员 将定期审核持卡人的交易报告。另外， PCard 管理员执行合规性审查，以确保 PCard 程序 正在得到正确遵循。内部审计部、赞助项目办公室、 或者 PCard 管理员可能会要求提供有关特定交易的额外文档 或一组看起来不明确或缺乏适当细节的交易。持卡人 必须在要求的日期之前提供信息，否则采购卡可能会被暂停。

恢复原状

大学将对 Pcard 的任何不当收费寻求赔偿。 欺诈或故意滥用（包括使用采购卡进行个人购买） 将导致撤销 PC 卡、可能的刑事指控和纪律处分 直至并包括终止。

举报可疑的不当行为

所有管理员、教职人员、支持人员和其他员工均应立即 通过联系 PCard 管理员报告任何已知或可疑的财务不当行为 (906) 487-2510 或 pcard@mtu.edu，或内部审计部 (906) 487-1976 或通过报告在线。该大学还设立了免费热线电话（844）490-0055， 习惯于匿名举报已知或可疑的不当行为.

相关信息

（在此包含此程序或政策的任何支持信息。）

2.20 大学采购卡政策

表格和说明

为了支持此程序，包含以下表格/说明：

采购卡申请

足球比赛结果 Concur 培训指南

Concur 中的购买卡分配

Concur 中的费用报告批准