应付账款负责准确、及时地支付所有发票 大学。这包括采购订单、一揽子采购订单的所有付款， 支票请求、旅行预付款和旅行费用报告、零用现金、运费单、 和奖学金付款。
采购订单项目的发票应直接由应付帐款接收。 如果各部门收到文件，而不是通过校园邮件发送文件， 发票可以通过传真 (7-2119) 发送至应付帐款，并以 tif/tiff 形式通过电子邮件发送 文件至apinvoice@mtu.edu，或已上传。批准的一揽子订单发票可以使用其中任何一个转发 方法，也。有关更多信息，请参阅供应商发票的部门收据.
应付账款每天处理直接存款付款，并在一次支票 一周。 鼓励员工和学生注册接收付款，例如 通过直接存款报销差旅费和补给品。 非工资直接存款 与工资直接存款分开。
要设置非工资直接存款，请按以下步骤操作：
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- 登录体验 (mtu.edu/experience)
- 点击您的结算和付款卡上的“启用直接存款更新”
- 如果您目前这样做不是已设置直接存款：点击黄色的“启用直接存款访问”按钮
- 如果您做已设置直接存款并需要更新您的信息，请输入您当前的 路由号码和帐号（即使是用于工资单），然后单击黄色 启用直接存款访问按钮
启用直接存款访问权限后：
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- 点击横幅 9 链接
- 点击直接存款
- 向下滚动至应付帐款押金
- 填写您的银行路由号码和帐号并保存。
- 您将收到一封来自金融服务和运营部门的电子邮件，确认金额 您的付款或退款以及将其传输至您的银行的日期。
- 与您的金融机构确认您的付款或退款已存入 在针对这些资金开支票之前存入您的帐户。
- 如果您在注册后更改帐户或银行，请在线更新您的信息。 如有任何疑问，请致电 487-2371 联系金融服务和运营部门。
付款政策和程序
以下政策和程序是处理所有支出的准则 通过应付帐款的文件。这些指南适用于采购订单 和非采购订单项目，涉及所有大学员工和部门， 无论收取的指数如何；观察它们的责任是 批准此类支出的员工和系主任/主任/主席。
提交付款请求或批准发票的个人必须确保所有 付款有适当的文件支持。 明细发票或收据 包括收款人姓名和地址、购买日期、所购每件商品的描述， 必须提供每件商品的价格和总成本。 如果要求退款， 需要付款证明。
赞助项目的支出由赞助计划审核和批准 会计确保所收取费用的合理性、可分配性和可允许性 到赞助项目。收费支出信息：/research/spoken-programs/accounting/post-award-management/charging-expenditures/
如果您找不到与您的情况相关的信息或者需要解释 如需帮助，请联系总/辅助会计区域。
当供应商要求付款时，应付账款会处理电汇和银行汇票 外币。
程序
- 部门发起采购订单或检查请求以及支持文件 （例如发票和登记表）表明以外币付款。
- 如果要求提供银行汇票，请在需要支票的日期前一周提交 以留出足够的处理时间。
- 采购订单/支票上引用的索引将收取额外费用 请求这些服务。
校园书店和大学图片直接向供应商发出采购订单 由于其业务性质；这种方法是实用且有效的，因为 所订购的商品用于零售。发票输入销售点 系统并将信息传输至应付帐款以进行付款。
现金银行用于整个校园的收银机和抽屉的操作，提供 需要时更改。
足球比赛结果是密歇根州的一所大学， 购买有形财产免缴销售税和使用税， 适用的租金。但是，大学负责收取和付款 对非豁免个人和组织的销售和租赁交易征税。
禁止将大学的销售和使用税号用于个人用途。
通常不会支付或报销密歇根销售税和使用税。 该大学还免缴威斯康星州和佛罗里达州的销售税。
奖学金支票按应付帐款每月发放，可在 每个月初。
程序
- 各院系在 11 日之前将学生奖学金信息输入 Banner 系统
每个月的。注册状态、索引和任何扣缴要求如下
由金融服务和运营部门验证。
- 联邦法律要求大学对奖学金付款预扣税款 一些非居民外国学生，具体取决于他们的签证状况和税务条约。 预扣税要求由大学税务会计师确定。
- 应付帐款将奖学金支票分配给各部门。他们通常是 该月 24 日可用。支票申请也可能会被处理以获得奖学金 付款。
Van Pelt 和 Opie 图书馆直接向供应商发出采购订单，因为 所购买物品的独特性质，例如书籍、期刊、订阅、 期刊。应付帐款从图书馆接收发票并进行处理 他们付款。
应付帐款接收并支付运费发票。
程序
退回物品时，该部门必须指示 载体上包含大学索引、采购订单号或员工姓名 运费单。如果货运单不包含索引或采购订单号， 处理付款发票极其困难。
如果需要预付款，则应付帐款中必须收到支票请求： 需要支票之前至少五个工作日。
支票有时可能会丢失、被盗或不正确，从而需要停止付款 并重新签发支票。应付账款负责发出替代品 检查。
程序
要求停止支付营业/应付帐款（非工资）的部门 检查应联系辅助资金和银行业务经理 在意识到支票丢失或被盗后立即。如果需要停止付款 在工资支票上，薪资服务必须联系。
金融服务和运营部门处理银行停止付款并重新签发 如有必要，更换支票。
应付帐款还负责维护支票取消功能。 如果由于金额不准确、供应商名称不正确而必须取消支票， 或地址不正确且不需要更换，支票必须发送至 应付帐款附有注明支票必须取消的说明。
因大学出差的个人可报销必要且合理的费用 所发生的费用。参见大学旅行手续.
小额现金付款
部门可以设立零用现金基金来购买小型用品。支票请求 必须提交建立新基金的申请，并且必须提交报销请求 补充零用现金资金。
有关小额信贷机构的设立、管理和终止的更多信息 现金资金如下：
用途
本节介绍与建立、 管理和小额现金基金的终止。
零用现金托管人：部门中被授权从小额付款的员工 现金基金以及谁直接负责该基金的管理。
政策
系主任/系主任负责妥善保管小额现金 委托给其部门的资金。现金和未偿还支出的收入 必须保存在上锁的容器中，例如防火文件柜、保险箱或其他 难以进行未经授权的访问的合适设备。
小额现金保管人个人对专门存放的现金负责 发给他/她。因此，对基金的访问必须仅限于托管人。
政策
部门可以设立零用现金基金，以提高工作效率 部门运作。这些资金可用于购买小物品 否则通过通常的购买方式购买物品是不切实际的。
这些资金需要接受定期审计。反复出现的审计结果可能会导致 小额现金基金被撤销。
托管人有责任确保手头现金和收据等于 任何时候基金的授权金额。小额现金必须分开存放 来自零钱、现金抽屉、个人资金和任何其他收取的收入。
程序
系主任/主任向金融服务和部门提交以下项目 审批操作：
- 已完成并签名现金银行托管协议.
- 支票请求，按请求的金额支付给指定的资金托管人。 支票请求应包含部门名称并由部门签署 主席/主任。
部门保管人将收到一张支票，抬头人为他/她本人以及当前的 小额现金手续。小额现金支票可在出纳处兑现。
政策
零用现金的支付必须有适当的记录，并且是针对有效的大学 商业目的。
大学不退还密歇根州销售税。因此，为了节省时间和 混乱，明智的做法是从零用现金中获取大学的销售税号 购买前的保管人。购买时使用大学销售税号 禁止将物品用于大学目的以外的用途，否则可能会导致纪律处分 行动。
零用现金资金不得用于以下用途：
- 超过 200.00 美元的任何一件商品。
- 自密歇根科技大学以来，在密歇根州境内进行的任何购买均须缴纳销售税或消费税 大学是一个免税组织，不退还密歇根销售税。 该大学在威斯康星州和佛罗里达州也是免税的。
- 兑现个人支票或提供个人贷款。
- 需要以特定方式报告的购买，例如但不 仅限于人事服务、差旅费、预支工资和商务餐。
- 购买小额现金程序禁止的物品：
- 广告
- 酒精饮料和烟草
- 动物（实验室）
- 汽车维修（事故相关）
- 化学品
- 服装
- 受控物质
- 钢瓶气体和液氮
- 捐款
- 花
- 危险品
- 超过 5 美元的招待费，例如餐饮或娱乐
- 租赁和出租
- 维护协议
- 密歇根销售税
- 个人物品
- 供大学员工上下班使用或消耗的任何物品 校园供大学以外用途。
- 专业服务
- 翻新或改建（校园内）
- 研讨会和会员资格
- 电话和手机
- 大学信笺、名片和信封
- 武器弹药
金融服务和运营部门有权对上述规定做出例外处理 当特殊或异常情况适用时列出。例外情况必须获得批准 在购买上面列出的物品之前收到。
程序
使用零用现金购买物品的员工会执行以下操作：
- 事先获得系主任/主任、主管或基金托管人的批准。
- 必要时从零用现金保管人处获取大学销售税号 因为密歇根州销售税不可退还。
- 必要时从基金托管人处获得小额现金预支。预付款
仅提供给员工购买合法的零用现金物品。每次
提供预付款后，托管人必须保存以下信息：
- 预付款金额
- 日期
- 目的
- 收件人
- 收件人签名
- 进行购买，用个人资金或零用现金支付商品费用 预付款并获得详细收据或收银机销售单。
- 向小额现金出示原始销售收据或收银机销售单
托管人。收据必须包括：
- 商品描述
- 购买日期
- 购买地点
- 详细金额
- 目的
- 购买者签名
- 个人从零用现金保管人处获得购买补偿 使用小额现金预付款中的任何未使用部分或将其退还给小额现金 购买后立即进行现金保管。
政策
小额现金基金的补充应及时完成，但会有所不同 按部门。所有零用现金资金必须至少每季度偿还一次 会计年度，无论报销金额是多少。此外，所有资金 应在财政年度结束时补充，以便没有未清收据 截至 6 月 30 日。
程序
该零用现金报销请求必须填写要报销的金额并通过电子邮件发送至应付帐款 在fso@mtu.edu连同原始收据的副本。保留原始收据 7 天 以防无法读取通过电子邮件发送的副本。
报销请求应包含以下内容：
- 资金托管人的姓名、部门和身份证号码
- 每张收据的日期
- 要收费的横幅索引和帐户代码
- 金额
每张收据均应单独列出，包括索引、帐户代码和金额 包括在内。基金托管人签名和院长/董事或更高级别签名 也必须完成。
必须定期对零用现金进行调节。完成 的零用现金/找零资金调节表确保收据加上手头现金等于授权金额 小额现金基金。
如果收据加上手头现金是更大超出授权金额，属于超额部分，必须存入收银台 办公室将账户代码 E909 记入原始索引，现金超额/短缺。
如果收据加上手头现金是更少比授权数量，这是短缺。所有短缺情况必须报告给 立即金融服务和运营 (FSO)。经FSO审查后，该部门 可能需要联系公共安全部门进行进一步调查。结束时 审查后，短缺情况将在您的零用现金报销请求中报告， 以账户代码E909对原始索引进行充值，现金超额/空头。
政策
系主任/主任负责报告零用现金的任何变化 金融服务和运营的托管人。
程序
- 当新托管人负责小额现金基金时，当前托管人 必须清点资金并通过填写验证其等于授权金额 一个零用现金调节表。同样，新托管人在进行操作之前还必须清点并验证资金 任何新交易。
- 完成现金银行托管协议表示托管权转移并发送至金融服务和运营部门 在fso@mtu.edu.
应付账款不会偿还小额现金托管人的费用，除非该名称已存档 作为当前托管人。
程序
增加零用现金基金
当需要额外的零用现金时，系主任/主任会发送 金融服务和运营备忘录：fso@mtu.edu证明增加的合理性。提交支票请求，抬头人为基金托管人 请求增加的金额。
减少零用现金基金
小额现金基金金额超过实际需要时应减少 部门的。不再需要的金额应存入 出纳处，将账户代码 A001 记入原始索引，同时 并附有一份备忘录，表明该基金正在减少。
关闭零用现金基金
当不再需要零用现金基金时，基金托管人应补充 资金至授权金额。这笔金额必须退还给收银员 办公室，将原始索引记入账户代码A001，表明 基金正在关闭。
零用现金资金绝不能存入收入帐户代码。