生效：04/01/2019参议院提案：否大学负责官员：财务副总裁负责办公室：金融服务和运营
政策声明
代表大学接受现金、信用卡和支票的部门 必须遵循为保护大学而设计和实施的内部控制 资源。本政策概述了这些控制措施。
政策要求
每位处理现金和支票的员工都有责任降低风险 通过遵守内部控制来防止欺诈和盗窃，包括但不限于：
- 保护资产：员工应锁好现金和支票 仅限授权人员（保管人和主席/院长/主任）进入的区域。
- 职责分离：在可能的范围内，创建帐单的员工和员工 收款人不应准备存款表格来存入资金。
大学各部门收取或收到的所有现金和支票必须立即 存入学生金融服务中心或辅助机构出纳处 服务现金中心。收到的所有现金和支票必须存放在上锁且安全的地方 区域，直到它们被存放在上述地点。支票日期超过 六个月大的婴儿将不被接受。
金融服务和运营 必须授权所有大学部门的销售。
目的
此政策提供控制并标准化现金管理政策和程序 大学所有部门的元素。
相关政策信息
现金银行
只有在经经理特别授权的情况下才可以设立现金银行 银行业务，仅用于正常的大学业务。
- 现金银行无法发放贷款。
- 营业现金和零用现金必须分开存放。
- 禁止个人使用现金银行和从现金银行兑现支票。
- 所有 25 美元或以上的超额和短缺都必须报告给银行经理 立即行动。如果怀疑盗窃，请联系公共安全和警察部门。
支票兑现
学生金融服务中心收银台是唯一授权提供服务的区域 为大学生和员工提供个人支票兑现服务。
更多信息请访问/student-billing/services/cashier/
信用卡
大学接受信用卡和借记卡支付许多商品和服务。 有关信用卡的接受、安全和处理的信息，请访问/it/security/policies-procedures-guidelines/.
排除
密歇根科技基金收到的捐款不遵循此政策。如果一个部门 收到作为礼物并打算存入密歇根科技基金的资金， 支票应立即通过校园邮件发送至足球比赛结果基金或交付 如果礼物是现金，则亲自送达。
联系人
| 办公室/单位名称 | 电话号码 |
| 银行运营经理 | 906-487-2242 |
定义
平衡基金- 支票和手头现金必须等于资金总额。小额现金资金平衡 当手头现金加上收据等于资金总额时。
现金银行- 部门持有的用于处理正常业务交易的资金。现金种类 银行包括（但不一定限于）零用现金和运营现金。
现金银行托管人- 承担现金银行责任的员工。
收银员- 任何负责接受现金和/或信用卡/借记卡付款的人员，和/或 在销售或类似交易期间进行找零。
现金管理- 收取、接收、记录和存入现金、支票和现金的过程 信用卡交易。
现金储存库- 现金、支票和信用卡活动的授权最终接收者。目前授权 存储库包括学生金融服务中心出纳员和辅助人员 服务现金中心。
支票账户- 所有大学资金必须存入足球比赛结果的银行账户。金融 服务和运营是唯一授权建立密歇根理工学院的部门 银行账户。使用足球比赛结果的名称和联邦雇员身份证明 禁止按部门号码（FEIN）开设银行账户。大学基金 不能存入个人/私人银行账户。
部门销售- 校园各部门出售商品和/或服务以立即收取现金。
财务经理- 负责大学索引中的收入和支出的员工。
运营现金- 部门（例如校园商店、学生金融服务）持有的资金 中心收银处、中央售票处、纪念联盟）处理正常业务 交易。
零用现金- 部门在不可行时用于购买允许的小件物品的资金 通过采购订单或大学采购卡获得。
TouchNet 支付网关- 处理在线支付交易的安全支付引擎。
职责
财务经理- 监控索引中的活动以确保正确记录事务。
现金银行托管人- 保护现金、维护交易文件、调节资金、遵守大学规定 政策和程序，签署现金银行托管协议。
收银员- 保护现金，负责任、准确地处理货币交易。
现金储存库- 记录收入并准备银行存款。
系主任/主任- 确保金融服务和运营部门了解现金的任何变化 银行金额、用途或托管，确保现金银行得到适当保护，批准 现金银行协议。
信息技术- 设置电子支付网关销售。
银行运营经理- 审核和批准新的部门销售、授权现金银行、维持现金 托管协议。
公共安全和警察服务- 提供所有支票和现金的安全快递服务。
历史：
2019 年 4 月 1 日 - 政策已创建